企業活動のなかで発生する様々な文書の保存・保管について説明します。
これまでは紙の書面の管理として最もポピュラーな方法だったのが、紙をそのままファイリングして、キャビネット、または、書架、書庫などを利用して保存・保管するものです。
しかし最近では、ＩＳＯ9000、ＩＳＯ14000の取得で各種文書の保存義務が生じているほか、ＰＬ法対応のための書類、顧客満足度（ＣＳ）向上のためのデータ保管など、書面保管のニーズは以前に比べて非常に高くなってきています。
また、新会社法や金融商品取引法では、内部統制が義務付けられており、記録管理がますます大切なものとなっています。
PL法とは製造業者の製品に対する責任期間を定めたものになります。
最終使用者に引き渡し後の10年が規定とされています。
ＰＬ法によると、消費者が製造業業者を訴えた場合、消費者側が問題点を証明するのではなく、製造業者が問題ないこと証明する必要がでてきました。 製造業者側としては、消費者に対して「使用説明書などで十分な警告を行っていた」「十分に検討を行ったが、その当時の技術では予見不可能であった」などと いったことを証明する必要があります。
製品の製造・加工・出荷・販売の記録をはじめとした品質管理データなどの保存も必要とされています。
時効は10年になりますが、人の健康に害を及ぼす物質による損害などでは、その損害が生じた時から起算するとなっているので、さらに長期間の保存が必要です。
最近、商品に添付されている取扱説明書には、考えられる危険性などが書かれているだけでなく、常識的に判断すれば当たり前のようなことまで書かれているのはこのためです。