組織で取り扱う書面は原則として社外秘扱になるので、公にした情報以外はむやみに組織外へ流すべきではありません。
情報の取り扱いには統一したルールに従った処理が必要で、セキュリティ対策もその中の一つです。
セキュリティ対策の第一歩として覚えておいてほしいことは、その中に何があるのかを明確にすることです。
一般的な文書以外に下書きの書面や郵便物のあて先が記載されたもの、電子文書など、セキュリティ対策が必要な情報は全て対象となります。
セキュリティ対策は収受・作成から廃棄までのすべての過程のことを指しています。
用済みになった書面は、決められたルールに従って廃棄しなければなりません。
もし、あなたの会社にこのような明確なルールが無い場合は、基本的なルールの構築から行いましょう 。
紙の書面はファイルに綴じてキャビネットに収納して管理するのが一般的です。
個人の机や棚の上などではセキュリティは管理できないので、共有の収納什器を決めて、その場所で管理すべきです。
セキュリティの程度によっては施錠対策も検討しましょう。施錠は該当エリアと収納什器に施します。
書面のセキュリティ対策の第一歩は収納什器のカギ管理の徹底です。
収納什器のカギは、所有者確認の後に再作成できますので、紛失の場合は再作成します。
盗難が考えられるといった場合には、合鍵を作られるとセキュリティ確保にならないので、思いきってカギそのものを交換しましょう。また、什器を交換したほうが手っ取り早いかも知れません。
カギは什器番号をつけて、カギの主管部署が正のカギを一括管理。それと同時に各担当部署が副のカギで毎日の管理をします。
ファイルだけでなくて、書面ごとにＩＣタグを埋め込んで、取り出し状況を管理する方法も実用化されています。
さらに高度なセキュリティが求められる場合は、使う人と取り出す人を分化させて複数の人がかかわるシステムを構築することやビデオ撮影による規制を合わせるなどの方法もあります。