書面を探しやすく収納するために、まず書面の大きさをそろえることが大切です。
Ａ４サイズの大きさは縦２９７ｍｍ×横２１０ｍｍに統一されています。書面は縦方向に使い、文章は左から横書きにします。
書面をファイルする場合には、表を上にして左上をそろえて収納しましょう。
Ａ５サイズや小さな伝票のようにＡ４サイズより小さい書面もあり、書面の大きさはＡ４サイズに統一されているとは言い難いです。
また、わら半紙を代表としたＢ４サイズやＡ３サイズといったように大きな書面もあります。
大小サイズに違いのある書面であっても、ファイルへ収納する場合は、大きさを合わせる位置をそろえることがポイントです。
小さな書面を収納する場合にＡ４サイズの用紙に小さなその書面を貼ってそろえる方法と、小さな書面のまま左上をそろえて収納する方法とがあります。
大きな書面は折リ曲げてＡ４サイズに合わせるようにして収納します。
ファイルをわかりやすく作ることが、書面を探す時にとても役立ちます。
ファイルにはファイル名を具体的に正しく記入しましょう。また、常用するものと年度ごとに作成するものを別々に作成します。
常用ファイルは常用きちんと表示。ファイル作成の時期とファイルを取っておく期間（保存年限）も表示するといいでしょう。
書面を探しやすくするためのコツは書面を捨てやすく作ることと言えるでしょう。
ファイル１冊を捨てやすく作るためには、次のポイントを押さえて作成します。