整理をするために最も身近で簡単な方法が両面印刷です。
通常のプリンター出力は片面の印刷になりますが、両面印刷することで文書量を半分にできます。両面印刷機能のプリンターは限られていますが、大型 の複合機となると両面印刷機能がついているので、できるだけ両面印刷を使用して文書量を圧縮します。 片面印刷のプリンターを使って複数の印刷物を作成する場合、１ページずらして裏面に印刷することによって、両面印刷が可能になります。
縮小印刷も文書量圧縮方法の一つです。
Ａ４の印刷物を２枚そろえてＡ３をＡ４に縮小印刷することで、半分に圧縮することができます。 しかし、縮小コピーのために作成した原本が無駄になってしまうことと縮小するために手間がかかること、また、文字も小さくなって読みづらくなることが難点 です。この方法と両面印刷を組み合わせると文書量を1／4にすることもできます。 ただ、縮小率を上げることで圧縮率は向上しますが、圧縮率に比例して読みにくくなります。
点筆記、要約、抄録などを用いて、本文を簡潔にまとめることで文章量を圧縮する方法です。
圧縮率は数分の１程度にしかなりません。 難点として上げられるのは、要約作業を行うなかで個人差があることと、原本の趣旨を正確に圧縮しにくいこと。 一般的には検索時の利便性向上用に作成されるもので、圧縮して原本の代わりにすることは稀です。
文書を製本に綴ることによって少し圧縮することができます。
取扱い説明書や作業マニュアルなど複数の部署で同じ文書を作成する場合には、製本化が適しているでしょう。
圧縮率は数％程度になります。