電子文書の保管方法

管理方法について

紙文書とデータの文書では「保存」「保管」についての考え方が変わることはありません。
ただ、保管している場所が事務所なのかサーバーなのか、また、保存している場所が書庫なのかサーバーなのかといった違いがあります。

維持管理には4つのポイントがあります。

1. ＜見読性＞
   データ化した文書を見るための環境が整っていること
2. ＜完全性＞
   保存している間に元の状態で再現できること
3.  ＜機密性＞
   データが改ざんされることなく、機密情報や個人情報などが保護されること
4.  ＜検索性＞
   データ化した文書の保存量が大きくなったとしても、検索しやすい環境であること

規程類の見直しと機密区分の設定

【規程類の見直し】

電子化した文書を管理する時には文書管理規程類を実用性あるものに変えていく必要があります。従来の文書管理規程を書き換えるだけでなく、データ化した文書の保存規程や利用規程、また、廃棄規程を付加しなければなりません。

【機密区分の設定】

企業が保有する情報は大きく「公開」「社外秘」「部外秘」「極秘」の4区分に分けられます。
基本的に企業が公開している情報以外はすべて「社外秘」となります。
この機密区分にあわせて、コンピュータ･システムのアクセス権限設定を行いましょう。ID番号とパスワード設定だけでなく、指紋や静脈など、身体的特徴で相手を認証するバイオメトリクスの展開も考えてみましょう。

バックアップの確保と管理部門の見直し

【バックアップの確保】

バックアップデータの確保は、データそのもののバックアップとシステム全体のバックアップの2つがあります。データそのものをバックアップする時 は、記録媒体にデータを移管し、施錠できる保管庫などで管理することが必要です。システムのバックアップは、ハードウエアやソフトウエアをバージョン アップした後も、確実に読むことができるよう担保する必要があります。保存中であまり利用しないデータであっても、年に一度は動作確認をしておきましょ う。

【管理部門の見直し】

紙の文書だと総務部が管理部門になることが多いのではないでしょうか。しかし、コンピュータが正しく稼働することが必須条件のデータでの文書管理は、総 務部だけでなくシステムの開発設計や情報システム部の協力が必要となるので、総務部と情報システム部の共管をおすすめします。また、文書を保管することや 保存するなどの環境に社員全員が慣れることが重要です。