基本の3原則

ファイリングとは？

普段なんとなくファイルしている書面。ちょっとしたルールを決めるだけで、驚くほどの効果が出ることを知っていましたか？
ここでのポイントを実行するだけで、個人のデスクから会社全体まで、ファイリングの効果が実感できます。
ファイリングとは、「書面の整理・保管方法」のこと。ここでは、「一定のルールにしたがい、分類・整理し、保管から保存、廃棄への流れを運用するしくみ」として紹介します。

整理整頓の３原則とは

「立てる・見せる・捨てる」という３原則を守って行動すると、文書が山積みになることもなく、整理整頓することができます。

●書類整理の３原則

1. ＜立てる＞
   書面を横積みせず、立てましょう。
2. ＜見せる＞
   タイトルを必ず記入し分かりやすくしましょう。
3. ＜捨てる＞
   不要な文書は随時処分していきましょう。

ファイリングの３原則について

ファイリングの３原則は書類整理の３原則が基盤になります。
整理ができれば、保管から保存・廃棄へと流れるしくみを作ります。
その流れにより書面を探す時間の短縮、保管・保存スペースの削減が見込め、結果的には仕事の生産性が向上することになるのです。

●ファイリングの３原則

1. ＜原本管理＞
   課内では同じ書面を複数人が持たず、一部のみを保有・管理しましょう。
2. ＜共用管理＞
   課内では、原本管理された書面を全員で活用できるように管理しましょう。
3. ＜ライフサイクル管理＞
   書面の使用頻度に応じて保管から保存・廃棄へと流れるしくみを作りましょう。