まず、それぞれの意味を広辞苑で調べてみました。
そのままの状態を保って失わないこと。原状のままに維持すること。「遺跡の—」「—食」 （広辞苑）
漢文のように読むと、「存スを保つ」ということで、存在することを保つとの意味になります。ものが変化しないようには注意しますが、日常的に利用することを考える必要はありません。
大切なものを、こわしたりなくしたりしないように保存すること。「書類を金庫に—する」 （広辞苑）
「管理しながら保存する」といったところで、単に保存するだけでなく、必要な時にはすぐに取り出せるようにしたのが保管です。
文書の使用の際、「保管」と「保存」は明確に区別されています。
その違いを理解することで、文書を正しく「保管」「保存」しましょう。
「保管」と「保存」の違いは、「保管」はよく使用する文書ファイルを管理している状態で、「保存」とはあまり使用しないファイル、または法的要求などから何年間か保存が必要なファイルを管理している状態です。